In een interview met Vegro medewerkers Ronald en Gonny bespreken we het belang van onafhankelijk keuren en de digitalisering van protocollen. Als onafhankelijk leverancier van zorghulpmiddelen zijn zij een van de eerste grote partijen die werkt met de digitale keuringsprotocollen van Stigah.
Het begin van digitalisering bij Vegro
“De vraag naar digitalisering was vanuit ons al eerder uitgezet bij Stigah” vertelt Gonny, projectleider van Vegro. “Keuren op papier is verre van efficiënt. Er waren situaties dat we aan het einde van de dag wel 50 tot 60 keuringsformulieren ter goedkeuring moesten laten tekenen. Daar zat natuurlijk niemand op te wachten. Bovendien kostte de verwerking van alle gegevens veel tijd. Half 2022 kregen wij te horen dat Stigah klaar was om de eerste digitale protocollen te testen en hebben we direct onze kans gegrepen.”
Inmiddels gebruiken de keurmeesters van Vegro de digitale protocollen van het keuren van tilliften en tilbanden tot de vele artikelen op het gebied van bad en douche. Ze slaan hun keuringsgegevens op in de app, waarna Vegro per mail een PDF ontvangt met de bevindingen. Deze PDF wordt direct automatisch verwerkt in het ERP systeem en de keuringen zijn daardoor direct zichtbaar voor klanten en medewerkers. “Het werkt allemaal heel prettig” vertelt Gonny. “Het enige wat nu nog wat extra tijd kost is dat we ervoor hebben gekozen dat bij de eerste keuring alle basisgegevens van het hulpmiddel worden opgevoerd door de keurmeester. De eerste keer is dat een extra handeling, maar bij volgende keuringen zijn alle gegevens ingevuld dus kan de keurmeester direct starten met het keuren.
Bovendien hebben we hierdoor direct een logboek met inzicht in de staat van ieder hulpmiddel.”
Bij ons staat veiligheid centraal
Alle keurmeesters van Vegro zijn Stigah gecertificeerd. “Dankzij hun onafhankelijke positie hoeven zij geen rekening te houden met de belangen van Vegro en draait de keuring volledig om veiligheid. Wij zorgen ervoor dat ieder hulpmiddel zonder ongelukken gebruikt kan worden” vertelt teamleider Ronald.
Vegro houdt een hoog kwaliteitsniveau in acht. Keurmeesters worden bewust gemaakt van de gevolgen als er iets misgaat. Bij twijfel over de veiligheid van een hulpmiddel wordt de situatie in teamverband bekeken. Eventuele terugkerende problemen worden direct gerapporteerd aan Stigah en de betreffende leverancier. Zo wordt de verantwoordelijkheid voor veiligheid in de zorg in samenspraak bevordert.
Voldoen aan normeringen en wet- en regelgeving
Als onafhankelijk dienstverlener heeft Vegro in het verleden wel eens overwogen om een eigen keurmerk te starten. Hierin hield de impact van wet- en regelgeving hen echter tegen. “Op dit gebied biedt Stigah echt een groot voordeel” geeft Gonny aan. “Zoals wij onze klanten ontzorgen in hulpmiddelen, ontzorgt Stigah ons op het gebied van NEN- en ISO- normeringen en de geldende wet- en regelgeving. Zij houden wijzigingen bij, voeren deze direct door in de keuringsprotocollen, delen dit met onze keurmeesters en laten het ons direct weten wanneer een bepaald hulpmiddel opnieuw gekeurd moet worden. Op die manier voldoen wij aan de laatste ISO- en NEN-normeringen”
Vegro ervaringen met de digitale keuringen
Waar monteurs in het begin nog tegen uitdagingen aanliepen is de app inmiddels zo ingericht dat zij hier gemakkelijk mee kunnen werken. Zo nodig zijn er extra modules toegevoegd en is de werking van de app geoptimaliseerd naar aanleiding van de gebruikservaring. Naast de uitgesproken waardering van keurmeesters is ook de administratieve afdeling van Vegro enthousiast. De digitalisering biedt hen niet alleen tijdwinst, het geeft ook rust in de verwerking van keuringsgegevens.
“De communicatie met Stigah is echt heel goed” vertelt Ronald. “Als wij ergens tegenaan lopen, gaan zij ermee aan de slag. Hierdoor is de app voortdurend in ontwikkeling. Het heeft bijvoorbeeld even geduurd om een universele benaming te vinden waar mensen uit verschillende delen uit het land mee konden werken, maar dat is nu gelukt.”
De toekomst van digitalisering bij Vegro
Vegro ziet de toekomst van digitale keuringen rooskleurig in. Het gebruik van de app zorgt ervoor dat keurmeesters niet langer met formulieren hoeven te slepen, dat iedere keuring binnen 30 minuten online zichtbaar is en dat er direct actie kan worden ondernomen bij afgekeurde hulpmiddelen. Zo helpt Vegro klanten op korte termijn met de nodige reparatie of een vervangend hulpmiddel.
Projectleider Gonny zet in op een langdurige relatie met Stigah. “We hebben in de afgelopen jaren een vertrouwensband opgebouwd die je niet zomaar achter je laat. Wij zijn erg blij met de mogelijkheden die we nu hebben en kijken al uit naar de ontwikkeling van universele en onafhankelijke keuringen voor nieuwe artikelen”.
Wil je meer weten over digitaal keuren? Laat het ons dan weten!
Met behulp van de input van partijen als Vegro heeft Stigah de digitalisering van keuringen voor alle betrokkenen tot een succes weten te maken. De app blijft in ontwikkeling om monteurs, administrateurs en eindgebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen in het veilig houden van hulpmiddelen.
Ben je benieuwd wat digitale keuringen voor jouw organisatie kunnen betekenen? Onze keurmeesters ondersteunen je graag bij een efficiënte uitvoering van keuringen en het verkrijgen van meer inzicht en overzicht in de staat van jouw hulpmiddelen.
